O QUE FAZEMOS
MANAGEMENT | Gestão Empresarial
Você resolve fazer uma viagem. Trata-se da jornada mais importante da sua vida. Dela dependem sua realização profissional, sua satisfação pessoal e, porque não dizer, a sobrevivência de diversas famílias, inclusive a sua.
Essa viagem não pode ser solitária. Você precisa que todos à sua volta saibam com precisão para onde estão indo, queiram caminhar numa mesma direção, se empenhem, com todas as suas forças, em tornar a viagem o mais bem-sucedida possível.
Seria simples se houvesse espaço para todos os grupos nessa caminhada. Mas, infelizmente, a realidade nem sempre reduz ou simplifica os desafios. Seu grupo precisa encontrar seu próprio caminho e desenvolver a capacidade de avançar com segurança, coesão e eficiência. E, acima de tudo, precisa fazer isso com mais competência e rapidez que os demais.
Agora, imagine partir para esta jornada desafiadora sem um plano de voo ou ferramentas de localização. Começar sem sequer saber qual é o seu ponto de partida ou para onde você quer levar o seu grupo, de que recursos vocês dispõem para caminhar, quem pode ajudá-los, quem pode dificultar ou até inviabilizar a viagem, quais são as condições – hoje e no futuro – do espaço que vocês pretendem percorrer/conquistar… Parece difícil, arriscado, com pouca chance de sucesso?
Aposte na estratégia, não na sorte!
Cabe à área de gestão administrativa suprir e organizar os meios e recursos necessários ao bom desempenho de todas áreas e unidades de negócio de uma empresa. No centro de suas atividades, estão a identificação, definição e melhoria dos processos administrativos, assim como o desenvolvimento de regras, métodos de execução e estrutura organizacional.
Benefícios:
- Elimina as atividades repetitivas mantendo o foco nas atividades que agregam valor;
- Possibilita a desburocratização nos processos internos;
- Possibilita a implantação de novos procedimentos, rotinas e tecnologias que garantam agilidade, transparência de resultados, otimização do tempo e melhor qualificação dos recursos envolvidos;
- Viabiliza a gestão de desempenho e maximiza a performance da organização.
Conjunto de procedimentos, leis, políticas e processos que regulam a organização no seu relacionamento com agentes internos e externos, com o objetivo de dar transparência às operações. Nos últimos anos, a Governança Corporativa tem sido amplamente adotada por empresas que pretendem ser consideradas exemplos de “adequada estrutura organizacional”.
É o modelo de governança de processos que vai determinar o conjunto de procedimentos de gestão para assegurar a correta aplicação dos conceitos e abrir espaço para a evolução dos modelos de processos de negócios dentro da empresa. A governança cria mecanismos de padronização, versionamento e consolidação da metodologia corporativa para o tratamento dos processos de negócios. A governança garante o ciclo de melhorias contínuas nos processos.
A seguir, é elaborada uma espécie de Inventário de talentos. Uma bateria de testes, incluindo avaliações online, 360 graus, casos de negócios e entrevistas são usados para identificar os pontos fortes, limitações, objetivos de carreira e barreiras que os candidatos a sucessão terá de enfrentar.
No Planejamento sucessório, são levadas em consideração a força do banco de candidatos e a sua disponibilidade para os desafios que se apresentam. A partir desta análise, é desenvolvido um Plano de desenvolvimento, que tem por objetivo garantir que os candidatos consigam alcançar o desempenho desejado.
É um conjunto de atividades, métodos, padrões e tecnologias usadas para planejar, documentar, disponibilizar e compartilhar os modelos dos processos do negócio da empresa.
A Administração Corporativa de Processos visa a estabelecer uma linguagem única, com documentação atualizada e disponível a qualquer momento, mantendo os processos vivos, orientando a consecução de novos modelos, de forma rápida e integrada, evitando redundâncias.
Risco é uma incerteza inerente à atividade empresarial, uma vez que é impossível dispor de informações sobre todos os eventos futuros que possam vir a interferir no desenvolvimento das atividades da empresa.
Mais do que buscar um ambiente utópico de risco zero, importante é conhecer e gerenciar cada risco, visando a minimizar seu dano potencial para a empresa, para terceiros e para o meio ambiente.
A utilização dos recursos da controladoria é de vital importância para dar confiabilidade, velocidade e segurança à fluidez das informações e ao processo de tomada de decisões. Ao lado da contabilidade, a controladoria emerge como uma instância crucial para as empresas, porque é por seu intermédio que se pratica a boa contabilidade e se produz as informações necessárias para várias instâncias e finalidades externas e internas. Sua importância é tão grande que já existe quem defenda a sua vinculação direta aos conselhos de administração das companhias.
Uma gestão estratégica da controladoria busca posicionar a área financeira, tesouraria, faturamento, custos e contabilidade sob uma perspectiva de controle e gestão integrada. O desafio é acompanhar todas as etapas do fluxo de informações – desde o planejamento estratégico, passando pelos planos de ação, orçamentos, avaliação de performance e conseqüentes correções de seus cursos – sempre procurando garantir a qualidade das informações, a fim de financiar a auto-sustentabilidade empresarial.
A controladoria tem como funções principais exercer o controle contábil, financeiro, orçamentário, operacional e patrimonial da instituição. Com sua visão ampla e generalista, o controller influencia e assessora todos os outros departamentos da empresa, onde as informações são geradas e colocadas à disposição dos executivos para a tomada de decisões.
Benefícios:
- Controlar semanalmente o planejamento orçamentário, oferecendo soluções para chegar o mais próximo possível das metas do orçamento;
- Oferecer atendimento à diretoria através de controles atualizados (planilhas, relatórios, informativos de alertas);
- Oferecer respostas consistentes a perguntas como: “posso comprar mais ou não, devo ampliar o negócio ou não”?
- Efetuar um controle do mercado externo para analisar fatores de impacto.
O gerenciamento de projetos pode ser definido pelo planejamento, coordenação e gerenciamento de tarefas e recursos, para a realização de um objetivo específico ou de um conjunto de objetivos. O Ciclomde Gerenciamento de Projetos consiste de um modo geral, de três etapas:
FASE I – CRIAÇÃO DO PROJETO: a primeira fase envolve a definição das tarefas, incluindo a sua duração e relação com a globalização do projeto.
FASE II – GERENCIAMENTO DO PROJETO: a segunda fase envolve o controle das tarefas e recursos até o final do projeto, efetuando as adaptações necessárias de modo a manter o projeto em funcionamento.
FASE III – REPORTAGEM DO PROJETO: Esta fase inclui gerar relatórios e gráficos para reportar os detalhes do projeto.
TEAM | Gestão de Talentos
As organizações são compostas fundamentalmente por pessoas, que têm anseios e necessidades, assim como talentos, conhecimentos, habilidades e competências que precisam ser identificadas, consideradas, desenvolvidas e aproveitadas.
O mapeamento de talentos e a atenção às necessidades e potencialidades da equipe são fatores fundamentais para levar a empresa a conquistar e sustentar o resultado desejado.
O plano de carreira é um processo contínuo de interação entre o funcionário e a empresa que visa a atender os objetivos e interesses de ambos. De um lado, serve para definir uma série de passos e exigências que devem ser atendidos pelo funcionário para que ele possa atingir suas metas profissionais. De outro, é um importante instrumento para nortear o investimento da empresa no seu desenvolvimento profissional.
Benefícios para a empresa:
- Facilita os processos de tomada de decisão de diretores e funcionários;
- Possibilita a visualização clara das oportunidades de crescimento existentes na empresa;
- Auxilia no desenvolvimento pessoal e profissional dos funcionários e da empresa de forma global;
- Funciona como base para as atividades ligadas à gestão de pessoas;
- Promove a retenção de talentos ao explicitar oportunidades futuras dentro da própria organização;
- Ajuda a empresa a identificar pessoas-chave e a estabelecer estratégias de desenvolvimento e retenção específicas para elas;
- Diminuição da rotatividade (turnover) de pessoal;
- Possibilita uma movimentação de pessoal eficaz e eficiente, evitando o remanejamento e promoção de pessoas incapacitadas para exercer tal função.
Um programa de remuneração variável deve sempre partir do princípio que o desempenho das pessoas é um dos mais importantes instrumentos de transformação e de geração de resultados dentro das empresas.
O programa deve estar atrelado aos processos de negócios capazes de gerar incremento da produtividade, qualidade, competitividade, satisfação e motivação dos funcionários.
O principal objetivo é criar as condições para o desenvolvimento de uma estratégia consistente de gestão por resultados, baseada em uma cultura de meritocracia, em uma gestão participativa e transparente, onde o desempenho excepcional é reconhecido e premiado.
Benefícios para a empresa:
- Aumento da receita;
- Alinhamento da equipe com os objetivos estratégicos da empresa, garantindo maior rentabilidade e produtividade;
- Instrumento motivacional e de orientação para gerenciamento de resultados;
- Substituição sistemática dos custos fixos por variáveis.
Um dos pilares de sustentação de uma Política de Gestão de Pessoas é a Avaliação de Desempenho – ferramenta gerencial que objetiva identificar e aprimorar comportamentos. Costuma ser usada para manter os profissionais motivados, focados e em sintonia com as metas de negócios da unidade ou da empresa como um todo.
A empresa e cada um de seus funcionários podem trabalhar juntos no sentido de otimizar seus pontos fortes e minimizar suas deficiências.
Benefícios para a empresa:
- Identificar o potencial e o desempenho de cada funcionário;
- Otimizar os recursos disponíveis para investimento, com a definição clara das necessidades de capacitação de cada funcionário;
- Identificar os gaps de competências e comportamento;
- Aprimorar a comunicação entre chefia e subordinados;
- Identificar os profissionais prontos para o preenchimento de vagas internas (promoções);
- Identificar os pontos fortes e fracos dos funcionários e do escritório;
- Estabelecer prioridades para movimentação de pessoal (transferências, job rotation, promoções, demissões, etc).
Estatísticas mostram que em apenas 14% dos casos as entrevistas de seleção são capazes de prever com precisão o desempenho futuro de um funcionário. Formar uma equipe que seja talentosa, motivada e que trabalhe bem em conjunto requer avaliação de indivíduos de forma a revelar a sua personalidade, motivação, inteligência, competências e habilidades.
Analisamos a correspondência entre um candidato – personalidade, competências e habilidades – e as exigências da posição específica. O programa inclui um processo de avaliação intensiva, envolvendo uma entrevista pessoal e uma bateria de testes e questionários. O objetivo final é medir uma grande gama de competências e habilidades – liderança, trabalho em equipe, organização e planejamento, resiliência, habilidades intelectuais e interpessoais, capacidade de tomar decisões e de influenciar pessoas, entre outras.
Funcionários mais comprometidos, motivados e satisfeitos fazem toda a diferença. A pesquisa de clima organizacional abre espaço para que as pessoas digam como se sentem, de forma aberta, honesta e com garantia de sigilo. A partir dela, é possível detectar (ou até mesmo antever) problemas reais ou potenciais, avaliar e corrigir ações, alinhar expectativas e discursos e, principalmente, estabelecer as estratégias para estreitar cada vez mais o vínculo dos profissionais com a empresa.
Benefícios para a empresa:
- Produção de informações relevantes para o planejamento estratégico da empresa;
- Diagnóstico preciso sobre o ambiente de trabalho, tendo como base as opiniões e informações de seus próprios integrantes;
- Identificação precisa de disfunções ou problemas que necessitem de correção;
- Criação de um ambiente de trabalho seguro e estável;
- Fortalecimento das lideranças internas;
- Melhoria dos canais de comunicação interna.
O programa se destina a dois grupos: executivos e gerentes que são valorizados e tecnicamente competentes, mas precisam desenvolver habilidades interpessoais e de liderança. Muitas vezes, o sucesso desses executivos repousa sobre sua capacidade de fazer mudanças significativas em seu comportamento, estilo e relacionamentos. O segundo grupo inclui os gerentes que tenham sido identificados como de alto potencial e simplesmente precisam desenvolver suas habilidades interpessoais e sua visão gerencial ou estratégica. Isso muitas vezes inclui novos gestores ou menos experientes que precisam enfrentar missões desafiadoras.
No programa, são abordados temas como comunicação e feedback, pensamento estratégico, técnicas de apresentação, gestão de mudança, liderança, capacidade de influenciar os outros e gestão e retenção de profissionais de alta performance/alto potencial.
Time (ou equipe) pode ser definido como qualquer grupo que tenha um ou mais objetivos que devam ser alcançados através de esforços combinados dos seus membros. Trabalhamos com equipes de executivos, multifuncionais, departamentais ou de projeto; grupos novos, existentes ou resultantes de processos de reestruturação; que trabalham juntos ou à distância. Auxiliamos na formação de equipes de profissionais que precisam trabalhar juntos de forma mais eficaz.
O trabalho de Team Building foca inicialmente no esclarecimento dos problemas e desafios enfrentados pela equipe. Os membros devem, a partir daí, trabalhar em conjunto na resolução dos problemas, com atividades estruturadas que ajudam a criar um clima de confiança, transparência e compartilhamento de recursos e informações.
A XMTA oferece uma série de programas voltados à formação de profissionais e ao desenvolvimento de habilidades de liderança:
• Técnicas de Apresentação
• Influenciando líderes
• Gerenciando as iniciativas de mudança
• Desenvolvendo capacidades em terceiros
• Gerenciando para melhorar a performance
• Liderando equipes de trabalho interfuncionais
• Comunicação, escuta e feedback
• Motivação e retenção de profissionais de alta performance
• Usando assertividade e poder pessoal
• Melhorar a sua confiança
• Seleção e técnicas de entrevista
• A gestão do tempo para aumentar a produtividade
• Influenciando pares e subordinados diretos
Estes programas têm sido oferecidos por muitos anos em uma variedade de organizações. Frequentemente, são atualizados para incorporar as mais recentes técnicas que contribuem para manter profissionais motivados, focados no desenvolvimento de suas habilidades e na melhora do seu desempenho individual e da organização como um todo.
A capacidade de reagir rapidamente e se adaptar da melhor forma possível a mudanças costuma ser determinante para a garantia de uma trajetória de sucesso empresarial preservada no longo prazo. A história nos mostra inúmeros exemplos de empresas que enfrentaram dificuldades ou até mesmo deixaram de existir por não ter conseguido se adaptar às mudanças exigidas pelo ambiente competitivo no qual estavam inseridas.
A gestão de mudanças é, para nós, uma atividade que precisa ser planejada e executada com atenção e respeito absolutos à cultura da empresa e seus objetivos de curto, médio e longo prazo. Não há duas empresas com as mesmas características e demandas associadas a um processo de mudança. Por isso, o trabalho da XMTA é personalizado e baseado na situação específica de cada uma delas.
Treinamentos para lidar com a mudança costumam ser insuficientes e até contraproducentes. Durante períodos de estresse e transformação, os líderes precisam enviar uma forte mensagem para as suas equipes: “Nós entendemos o que você está passando no que se refere à nossa empresa e seu trabalho. Esta mudança vai beneficiar todos os envolvidos”. Da correta assimilação pelo grupo desta mensagem depende o sucesso de qualquer transição, mudança ou transformação.
Trabalhamos em parceria com a equipe executiva dos nossos clientes para aumentar a percepção do benefício a mudança, aumentar a insatisfação dos colaboradores com o antigo sistema ou estrutura, e aumentar a probabilidade de que todos sejam bem-sucedidos no novo processo.
A Gestão do Conhecimento é uma atividade dedicada à organização e compartilhamento das experiências e dos conhecimentos acumulados por uma empresa ao longo do tempo, com o objetivo de melhorar o desempenho de seus funcionários, promover a integração de suas equipes e aumentar a produtividade e a performance no trabalho. Projetos de Gestão do Conhecimento costumam envolver treinamentos, palestras, seminários e workshops, entre diversas atividades e processos.
Benefícios para a empresa:
- Ganhos em competitividade e qualidade decorrentes de uma melhor preparação dos funcionários;
- Processo estruturado de capacitação dos funcionários;
- Aumento de produtividade e, consequentemente, de rentabilidade;
- Desenvolvimento de um ambiente de trabalho mais positivo e saudável;
- Redução de desperdícios e retrabalho;
- Consistência – decisões baseadas na experiência coletiva acumulada e não em preferências pessoais.
ASSETS | Gestão Financeira
A gestão financeira é uma das mais tradicionais áreas funcionais da gestão, encontrada em qualquer organização. A ela competem análises, decisões e atuações relacionadas com os meios financeiros necessários à atividade da organização. A execução financeira integra todas as tarefas ligadas à obtenção, utilização e controle de recursos financeiros e é composta por módulos de Contas a Pagar, Contas a Receber, Tesouraria, Caixas, Bancos e Fluxo de Caixa.
Benefícios:
- Alinha as operações às estratégias definidas;
- Corrige possíveis desvios de rumo dos negócios;
- Promove a otimização dos recursos financeiros;
- Possibilita o planejamento de investimentos.
O trabalho de avaliação é iniciado pelo levantamento das informações gerais sobre o negócio e por uma auditoria nos documentos da empresa que confirmem os dados levantados.
Em seguida, mediante análise e estudos financeiros, apuramos a situação atual e o passado recente da empresa, considerando os valores de ativos e passivos, assim como, sua situação fiscal.
Com base nesses dados e considerando planos de expansão e outros objetivos discutidos com o cliente, realizamos a avaliação da empresa ou negócio utilizando o método mais adequado: contábil/patrimonial, fluxo de caixa descontado, múltiplos ou valor econômico adicionado.
As demonstrações financeiras fornecem uma série de dados sobre a empresa, de acordo com regras contábeis. Uma análise precisa do Balanço de uma empresa pode contribuir de forma significativa no processo de tomada de decisão.
As demonstrações financeiras devem ser padronizadas, ou seja, todas as contas de cada demonstrativo devem ser transcritas para um modelo previamente definido.
A padronização é feita pelos seguintes motivos:
- Simplificação (redução do número de contas);
- Comparabilidade (facilitar a comparação com outros balanços);
- Adequação aos objetivos da análise (para os casos de contas que devem ser reclassificadas);
- Precisão nas classificações de contas (correção de classificações feitas para “embelezar” os balanços);
- Descoberta de erros na classificação de contas;
- Intimidade do analista com as demonstrações financeiras da empresa para que este enxergue os detalhes que, de outra forma, não conseguiria.
O que entra e o que sai do Caixa da sua empresa? Esta é uma pergunta simples, que pode ser respondida a partir do uso de um instrumento gerencial igualmente trivial: o Fluxo de Caixa.
Ao controlar todas as movimentações financeiras de uma empresa, o Fluxo de Caixa auxilia na identificação imediata das sobras e faltas no caixa e no planejamento das ações futuras. Costumamos recomendar que o acompanhamento seja feito diariamente e que absolutamente todas as movimentações sejam contempladas, independentemente do valor ou da origem do gasto ou da receita.
Se, como dito anteriormente, é fato que o Fluxo de Caixa é uma ferramenta extremamente simples, também é verdadeira a afirmação de que manter um rigoroso controle financeiro é uma dificuldade, ou ao menos um desafio, para boa parte das empresas.
O Fluxo de Caixa pode ser um importante aliado no planejamento e no controle financeiro da sua empresa. Fundamental é observar sempre a confiabilidade dos dados e zelar por sua atualização permanente. Assim, você terá um controle efetivo do seu Caixa e informações preciosas sobre o seu negócio.
Independentemente do tamanho da empresa ou do negócio, costumamos recomendar que nenhuma decisão seja tomada sem uma avaliação feita nos moldes de uma Due Diligence. Em outras palavras: nunca tome uma decisão empresarial sem conhecer e avaliar todos os seus riscos.
As operações de fusão e aquisição costumam ser o meio mais eficiente para empresas e investidores que buscam crescimento, entrada em novos mercados ou aproveitamento de sinergias com players do mesmo segmento.
Como essas transações são, normalmente, um marco na evolução das empresas e implicam em valores significativos, é recomendável que o processo seja apoiado por profissionais especializados, que deverão zelar pela condução ideal da negociação e pelo equilíbrio dos interesses das partes envolvidas.
O processo
A primeira etapa de um processo de fusões e aquisições consiste na definição da estratégia e na identificação dos objetivos e expectativas em torno da operação. A partir daí, tem início a busca de empresas ou negócios potenciais. Além disso, é uma avaliação da empresa ou do negócio-alvo da operação para estabelecer os valores que servirão de base para a negociação.
A XMTA dá suporte às empresas em todas as etapas do processo, que englobam também a negociação preliminar de condições do negócio, a realização de eventual auditoria pré ou pós aquisição (due diligence), a negociação de mecanismos de garantia para a operação e a coordenação da revisão dos documentos jurídicos necessários à implementação da operação.